Samen staan voor kwaliteit
Een kijkje in de cockpit van STAB
Het Service Center is de cockpit van STAB als het om de workflow gaat. Het Center bestaat uit twee functies: administratie en ICT. De gemene deler: ondersteuning.
Samen met de adviseurs levert het Service Center de kwaliteit waar STAB voor staat.
Het Service Center is het uitvoerende hart van de organisatie. In zekere zin letterlijk, want via de ‘regelkamer’ van STAB gaan de adviezen de deur uit. Carolien Kors is officemanager van het zenuwcentrum van STAB. Volgens haar is het vanaf het begin de bedoeling geweest om de rompslomp bij de adviseurs weg te halen zodat die zich puur kunnen richten op het maken van de adviezen: ‘Als een adviseur stukken nodig heeft van de gemeente, kan het Service Center die opvragen. We plannen locatiebezoeken in en houden de
deadlines in de gaten.’ De medewerkers van het Service Center monitoren voortdurend wanneer er wat staat te gebeuren. Kors: ‘Door elke dag te laten zien dat die taken bij ons in goede handen zijn, komt er een hoop werk onze kant op.’
‘De adviesrapporten zijn het visitekaartje van STAB naar de rechter’
Tevreden
Het Service Center levert niet alleen de administratieve ondersteuning aan adviseurs in zaken, ook de hele bedrijfsvoering wordt daar verzorgd. Kors: ‘We doen ook de hele personeelsadministratie en alles rond de
financiën, daar komt een hele hoop bij kijken want of je nou een kleine of een grote organisatie bent, de salarissen moeten kloppen en vooral tijdig worden uitbetaald en je moet aan het eind van het jaar wel een tevreden accountant hebben die kan vaststellen dat alles volgens de regels is uitgevoerd.’
Laptop
Voor de ondersteuning van adviseurs op het gebied van workflow, financiën en HR kan het Service Center van STAB niet zonder een geoliede ICT-ondersteuning. Om hun werk goed te kunnen doen, krijgen adviseurs bij STAB een laptop waarop de volledige digitale werkomgeving beschikbaar is. Of je met je laptop nu op
‘Ons motto is: het kan altijd beter.’
kantoor, thuis of op locatiebezoek bent, je kan overal bij je dossiers en meetings bijwonen. Ook via de smart phone. Dat moet natuurlijk allemaal vlekkeloos functioneren. Ramon de Klerk en Remy Slats zijn twee steunpilaren als het om de ICT van STAB gaat. De Klerk: ‘Vrijwel alle ICT hebben we zelf in huis, dus problemen zijn hier in no time opgelost en verbeteringen kunnen we heel snel doorvoeren.’ Slats programmeert het workflowsysteem, waarbij hij voortdurend in overleg staat met adviseurs om te kijken hoe het nog slimmer kan. Slats: ‘Ons motto is: het kan altijd beter.’
Visuals
De ICT-ondersteuning van adviseurs gaat overigens verder dan de workflow alleen. De Klerk en Slats geven trainingen in het werken met bepaalde programma’s en kunnen ook assisteren met bijvoorbeeld GIS, een
kaartsysteem waarmee adviseurs heel duidelijk kunnen laten zien hoe een situatie nu is, straks zal worden of vroeger ooit was. Ramon de Klerk helpt adviseurs ook met het toevoegen van illustratieve visuals aan een verslag en noemt dat ‘een van de leukste aspecten van zijn werk als ICT’er bij STAB’.
Visitekaartje
Carolien Kors noemt de laatste check op de vormgeving zoals de opmaak van de adviezen – maar ook de visuals van Ramon en de GIS-trainingen – mooie voorbeelden van de samenwerking tussen het Service Center en de adviseurs. Kors: ‘De adviesrapporten zijn het
‘Dit is hét eindproduct van STAB. Daar hebben adviseurs hun ziel en zaligheid in gelegd’
visitekaartje van STAB naar de rechter, dus elk advies moet perfect de deur uit.’ De allerlaatste check is altijd aan de adviseur. Kors: ‘Als die hun rapport dan zo netjes opgemaakt terugkrijgen, krijgen wij ook vaak een complimentje terug: Ziet er super uit, dank je wel! Altijd leuk natuurlijk. Maar we doen het samen. Je kunt niet denken: Dit is een stukje papier dat vandaag de deur uit moet. Nee, daar hebben adviseurs maanden hun ziel en zaligheid in gelegd. Het is goed om te beseffen dat we met elkaar staan voor de kwaliteit die we als kennisorganisatie willen leveren. Dat gevoel is de drijfveer om elke dag met plezier naar STAB te komen.’
Denk jij na het lezen van dit interview: Dit zoek ik ook? Kijk dan eens op onze website “Werken bij STAB“.